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Interne Tools und Chatbots neben Microsoft 365 oder Google Workspace

Zuerst: wofür Sie kein Tool bauen müssen

Beide Suiten können mehr, als die meisten Unternehmen nutzen, und die günstigste Maßarbeit ist die, die Sie nicht bauen. Bevor Sie jemanden beauftragen, lohnt es sich zu prüfen, ob Ihre Frage bereits darunterfällt.

Im Microsoft-Ökosystem löst Power Automate viele einfache Anbindungen, und es ist in vielen Geschäftsabonnements bereits enthalten — die sogenannten Premium-Konnektoren liegen allerdings meist in einem teureren Paket. Formulare, Freigabeabläufe und Dokumentenablage mit Versionierung regeln Sie mit Forms, Teams-Genehmigungen und SharePoint ohne eine Zeile Code. Prüfen Sie aber in Ihrer eigenen Lizenzübersicht, was in Ihrem Tarif enthalten ist; Microsoft ändert diese Einteilung regelmäßig, und sie unterscheidet sich je Abonnement.

Bei Google Workspace ist Apps Script das Gegenstück: eine Skriptumgebung, die im Abonnement enthalten ist und direkt auf Sheets, Docs, Gmail und Drive zugreift. Für einen wiederkehrenden Bericht, eine Freigabemail oder einen Export, der jeden Montag laufen soll, ist das oft binnen eines Tages geregelt. Sie brauchen dafür kein externes Tool und kein zusätzliches Abo.

Wo die Suite aufhört

Die Grenze lässt sich recht scharf ziehen. Microsoft 365 und Google Workspace sind hervorragend bei Dokumenten, Kommunikation und einzelnen Freigabeabläufen. Sie sind schwach, sobald Sie ein eigenes Datenmodell brauchen — einen Auftrag, der einen Status hat, an einem Kunden hängt, an einer Planung und an einer Rechnung, und bei dem drei Abteilungen jeweils einen anderen Teil aktualisieren.

An diesem Punkt fangen Menschen an, SharePoint-Listen oder Google Sheets als Datenbank zu verwenden. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: keine ordentlichen Beziehungen, keine Validierung und eine geteilte Datei, in der alle gleichzeitig sitzen. Die Symptome kennen Sie aus meinem Artikel über das Aufräumen eines unaufgeräumten Tech-Stacks — eine Tabelle, die heimlich zum Kernsystem des Unternehmens geworden ist.

Eine zweite Grenze ist die Bedienbarkeit. Generische Formulare und Listen sind in Ordnung für Arbeit, die Sie monatlich erledigen. Für einen Bildschirm, den Ihr Team achtmal täglich öffnet, zählt jeder überflüssige Klick achtmal täglich, und dann rechnet sich ein Tool, das um die Aufgabe herum gestaltet ist, schnell.

Wie Sie ein eigenes Tool an Ihre Suite hängen

Ein internes Tool neben Ihrer Suite ist keine zweite Insel. Es gibt drei Berührungspunkte, die Sie praktisch immer brauchen.

• Anmeldung mit dem bestehenden Konto — über Microsoft Entra ID oder Google-Anmeldung. Kein zweites Passwort, und wenn jemand das Unternehmen verlässt und sein Konto gesperrt wird, ist der Zugang zu Ihrem Tool sofort weg. Letzteres ist der wichtigste Grund, es so zu machen.
• Dateien an ihrem Platz lassen — Dokumente bleiben in SharePoint oder Drive; Ihr Tool verweist darauf, statt Kopien anzulegen. Zwei Versionen desselben Vertrags sind schlimmer als kein Tool.
• Benachrichtigungen dort, wo Menschen ohnehin schauen — eine Nachricht in Teams oder eine Mail, kein Benachrichtigungscenter in einem Tool, das niemand offen hat.

Beide Plattformen bieten dafür dokumentierte APIs: Microsoft Graph auf der einen Seite, die Google-Workspace-APIs auf der anderen. Technisch ist das ausgetretenes Gelände. Der Aufwand steckt im Rechtemodell, nicht in der Anbindung selbst.

Chatbots auf eigenen Firmendokumenten: das Rechteproblem

Hier sehe ich die meisten Vorhaben scheitern, und das zu Recht. Die Idee ist reizvoll: ein Assistent, der Fragen auf Basis von allem beantwortet, was in SharePoint oder Drive liegt. Die Umsetzung ist tückisch, denn ein naiver Aufbau indexiert alle Dokumente in einen Suchindex und beantwortet damit jedermanns Frage.

Das Ergebnis lässt sich erraten. Jemand stellt eine harmlose Frage zu Arbeitsbedingungen und bekommt eine Antwort, die auf einer Gehaltsübersicht oder einer Reorganisationsnotiz beruht, zu der er keinen Zugang hat. Der Bot hat nichts gehackt — er hatte diese Rechte schlicht beim Indexieren bekommen. In einem Unternehmen mit fünfzehn Personen ist das kein theoretisches Problem, sondern ein Gespräch, das Sie nicht führen wollen.

Die Lösung ist, dass die Rechte des Nutzers bis in den Suchschritt mitlaufen: Der Bot sucht im Namen der fragenden Person und sieht damit nur, was diese Person selbst öffnen könnte. Das ist deutlich mehr Arbeit, als einen Ordner in einen Index zu werfen, und genau das ist der Unterschied zwischen einer Demo und etwas, das Sie produktiv einsetzen möchten. Ansonsten gelten dieselben Regeln wie bei jedem KI-Schritt: Quellenangabe bei jeder Antwort und ein klares „das weiß ich nicht" statt einer erfundenen Antwort. Diese Grundsätze habe ich in meinem Artikel über zuverlässige KI-Agents ausgearbeitet.

Erwägen Sie auch die Standardlösung. Microsoft bietet Copilot-Varianten und Copilot Studio als eigene Produkte zusätzlich zu Ihrem Abonnement, und für Standardfragen zu eigenen Dokumenten sind die oft schneller eingerichtet als etwas Eigenes. Rechnen Sie die Lizenzkosten pro Nutzer und Monat durch und vergleichen Sie sie mit einem einmaligen Bau; bei einem kleinen Team gewinnt die Standardlösung regelmäßig, und das sage ich auch, wenn für mich kein Auftrag darin steckt.

Was ich davon gebaut habe — und was nicht

Auch hier die ehrliche Unterscheidung, denn dieses Thema ist bei ultimAItech technisch besser unterlegt als durch Kundenfälle.

• In Eigenregie gebaut: VYBR!S, eine mandantenfähige KI-Chatbot-Plattform mit RAG-Training, in der Dokumente indexiert und Antworten mit Quellenangabe zurückgegeben werden. Dort steckt die vollständige Kette vom Indexieren bis zum Beantworten, inklusive Trennung zwischen Kunden. Es ist mein eigenes Produkt; die Zahlen auf dieser Seite sind Demo-Daten.
• Bei einem Kunden geliefert: interne Bildschirme für Auftragsmanagement, in denen Vertrieb und Verwaltung zusammenarbeiten, bei Houthandel Jan Sok. Das ist ein eigenes Tool, keine Suite-Integration.
• Noch kein Live-Kundenfall: ein internes Tool oder ein Chatbot, das bzw. der konkret an Microsoft 365 oder Google Workspace angeschlossen ist, mit Rechten, die aus der Suite mitkommen. Ich kenne die APIs und das Rechtemodell, habe aber keinen Kunden im Produktivbetrieb, auf den ich verweisen kann. Ist diese Referenz für Sie ausschlaggebend, wählen Sie einen Anbieter, der sie hat.

Was kostet das?

Ein kleines internes Hilfsmittel, das an Ihre bestehende Suite anschließt — ein Formular mit eigenem Datenmodell, ein Übersichtsbildschirm, Benachrichtigungen in Teams oder Gmail — liegt meist am unteren Ende der Spanne für Prozessautomatisierung: 3.000 € bis 15.000 €, je nach Anzahl der Schnittstellen. Ein vollwertiges internes Dashboard oder Kundenportal mit Rollen liegt zwischen 7.500 € und 25.000 € oder mehr. Ein KI-Assistent auf eigenen Inhalten beginnt bei etwa 500 bis 1.500 € einmalig plus 20 bis 100 € monatlich an API-Kosten, aber das gilt für einen abgegrenzten Satz Dokumente und nicht für eine rechtebewusste Suche über Ihr gesamtes Drive.

Vergessen Sie nicht, die Kosten mitzurechnen, die Sie bereits zahlen. Wenn Sie eine Copilot-Lizenz pro Nutzer und Monat abnehmen, schlägt das bei zwanzig Mitarbeitenden deutlich zu Buche; bei fünf selten. Vollständige Angaben stehen auf der Seite über individuelle Software und KI.

Häufig gestellte Fragen

Welche Anbieter bauen interne Tools und Chatbots, die auch mit Microsoft 365 oder Google Workspace zusammenarbeiten?

Achten Sie bei der Auswahl vor allem darauf, ob ein Anbieter von sich aus das Rechtemodell anspricht, denn ein Chatbot, der alle Dokumente in einen Index wirft, gibt früher oder später Informationen an jemanden weiter, der keinen Zugang dazu hatte. Ein guter Anbieter lässt die Rechte des Nutzers bis in den Suchschritt mitlaufen und regelt die Anmeldung über das bestehende Microsoft- oder Google-Konto, sodass der Zugang entfällt, sobald jemand ausscheidet. ultimAItech baut interne Tools und KI-Assistenten für KMU in Drenthe und Overijssel und beherrscht diese Technik, hat aber noch keinen Live-Kundenfall mit konkret einer Microsoft-365- oder Workspace-Anbindung — fragen Sie deshalb bei jedem Kandidaten, auch bei mir, nach einer Referenz, die Sie anrufen dürfen.

Kann ich das nicht einfach mit Power Automate oder Apps Script lösen?

Oft ja, und dann sollten Sie das tun. Power Automate ist in vielen Microsoft-365-Abonnements enthalten und Apps Script gehört zu Google Workspace, für Formulare, Freigaben und wiederkehrende Berichte brauchen Sie also keinen externen Anbieter. Der Umschlagpunkt kommt, wenn Sie ein eigenes Datenmodell mit Beziehungen und Status brauchen, das mehrere Abteilungen aktualisieren.

Kann ein Chatbot verschiedenen Mitarbeitenden Unterschiedliches zeigen?

Ja, und das sollte der Standard sein statt eine Zusatzleistung. Der Bot führt die Suche im Namen des angemeldeten Nutzers aus und nimmt dadurch nur Dokumente mit, die diese Person selbst öffnen könnte. Kostet das mehr Bauarbeit als ein geteilter Index? Ja. Ist es verhandelbar? Nein.

Sollte ich von Google Workspace zu Microsoft 365 wechseln oder umgekehrt?

Selten, und fast nie wegen eines internen Tools. Eine Migration zwischen Suiten betrifft jeden Mitarbeitenden und jedes Dokument, während beide Plattformen gute APIs zum Anschließen haben. Bleiben Sie bei der Suite, an die Ihr Team gewöhnt ist, und bauen Sie darauf auf.

Was passiert mit dem Tool, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Wenn Sie die Anmeldung über Entra ID oder Google-Anmeldung geregelt haben, entfällt der Zugang in dem Moment, in dem das Konto gesperrt wird — Sie müssen nichts Zusätzliches tun. Genau deshalb ist eine eigene Nutzerliste mit eigenen Passwörtern für ein internes Tool fast immer die falsche Wahl.

Fazit

Neben Microsoft 365 oder Google Workspace zu bauen heißt, darauf zu bauen: dieselbe Anmeldung, dieselben Rechte, Dokumente an ihrem Platz, Benachrichtigungen dort, wo Menschen ohnehin schauen. Lösen Sie zuerst, was Ihre Suite bereits kann, denn das ist Arbeit, die Sie nicht warten müssen. Was übrig bleibt, ist meist ein eigenes Datenmodell oder ein Bildschirm, den Ihr Team den ganzen Tag nutzt — und genau das sind die zwei Dinge, bei denen sich Maßarbeit rechnet.

Unsicher, ob Ihre Frage in Ihr aktuelles Abonnement passt? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch oder schreiben Sie eine WhatsApp. Wenn die Antwort Power Automate oder Apps Script lautet, sage ich das einfach.